Choć może nie widać tego na pierwszy rzut oka, organizacja koncertu to wieloetapowy proces wymagający pochylenia się nad kilkoma ważnymi kwestiami. Organizacja udanej imprezy muzycznej może więc być nie lada wyzwaniem, zwłaszcza gdy po razy pierwszy przygotowuje się event o takim charakterze. Właśnie dlatego przygotowaliśmy ten wpis, w którym znajdziesz najważniejsze informacje o organizacji tego typu wydarzenia.
Organizacja koncertów – najważniejsze kwestie
Przy organizacji koncertów i festiwali muzycznych należy poświęcić szczególną uwagę następującym aspektom – sprawom formalnym, finansowaniu, dacie i miejscu oraz zapleczu technicznemu.
Chcesz, żeby organizacja koncertu przebiegała gładko i bez zakłóceń? Zdaj się na usługi profesjonalistów – International Event to agencja eventowa, którą cechuje nie tylko wieloletnie doświadczenie w organizowaniu najróżniejszych imprez masowych i kameralnych, ale także kompleksowa obsługa wydarzenia oraz rozbudowane zaplecze eventowe. Sprawdź szczegóły naszej oferty, klikając przycisk poniżej!
Kwestie formalne
Aby zorganizowanie wydarzenia muzycznego było w ogóle możliwe, konieczne będzie uzyskanie stosownych pozwoleń od właściwych organów administracyjnych – zależnie od planowanego miejsca organizacji, wnioski wraz z koniecznymi załącznikami należy kierować do lokalnych władz miejscowości lub zarządu miasta. Ten pierwszy krok trzeba wykonać z odpowiednim wyprzedzeniem, aby później nie okazało się, że poczynione przygotowania były bezcelowe, gdyż nie uzyskało się pozwolenia na koncert w danej lokalizacji.
Sposób finansowania koncertu
Środki finansowe – to właśnie od nich w dużej mierze zależą możliwości organizacyjne. Niezwykle istotne jest więc zabezpieczenie odpowiedniego budżetu oraz pozyskanie strategicznych partnerów. Zwłaszcza jeśli chodzi o większą imprezę. Środków finansowych musi wystarczyć nie tylko na opłacenie artystów i miejsca/sali koncertowej, ale także na zapewnienie odpowiednich warunków technicznych określonych przez muzyków – backline, odpowiednie oświetlenie, nagłośnienie itp. – oraz oprawę wizualną, zależnie od specyfiki wydarzenia, i niezbędną ochronę całego eventu.
W wielu przypadkach organizacja imprez masowych jest możliwa tylko dzięki sponsorom i mecenasom. Należy w tym miejscu zaznaczyć, że na dobrze zorganizowanym koncercie zyskają obie strony – organizator uzyska potrzebne środki finansowe, a sponsorzy będą mogli promować swoje marki wśród publiczności lub budować swój PR.
Potencjalnych źródeł mogących sfinansować organizację koncertów jest całkiem sporo – poza wspomnianymi już sponsorami i prywatnymi mecenasami, można postarać się o m.in. zaangażowanie organów rządowych (np. Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego) czy pozyskanie środków z budżetu na wydarzenia kulturalne lokalnych samorządów. Podobnie jak w przypadku zezwoleń, o fundusze trzeba zadbać odpowiednio wcześnie.
Gdzie i kiedy?
Nie ma co ukrywać – od miejsca i daty koncertu w dużej mierze zależy ilość uczestników. Oczywiście ważna jest też kwestia dostępu (wejściówki, płatne bilety, dostęp bezpłatny itp.), ale to właśnie miejsce i czas często decydują o tym, ile osób zdecyduje się na wzięcie udziału w koncercie oraz czy artyści, których planuje się zaprosić, będą mogli zagrać.
Wybierając odpowiednie miejsce i czas należy zatem wziąć pod uwagę ilość prognozowanej publiczności (którą można oszacować na podstawie popularności wykonawców). Oczywiście większe imprezy wymagać będą większego zaplecza, o czym również trzeba pamiętać w trakcie poszukiwania lokalizacji.
Nad wyborem właściwego miejsca trzeba się dobrze zastanowić, jednak nie należy zwlekać z jego rezerwacją – bez odpowiednio wczesnej rezerwacji może się okazać, że interesujący nas termin jest już dawno zajęty.
Zaplecze techniczne
Artyści występujący na scenie wymagają od organizatora odpowiedniego przygotowania technicznego – na ogół przedstawiają swoje potrzeby w tzw. riderze technicznym dołączanym do umowy. Odpowiedni system nagłaśniający, sterujący i akcesoria wizualne to często decydujący czynnik w przebiegu imprezy – ciężko sobie wyobrazić organizację koncertu bez dopiętego zaplecza technicznego.
Co oprócz dźwięku będzie ważne? Na pewno oświetlenie – efekty świetlne mają duży wpływ na odbiór całości. Przy imprezach masowych na otwartym powietrzu lub w dużych salach warto zadbać również o telebimy, które zapewnią komfort publice oddalonej od sceny.
Cały ten sprzęt musi być obsługiwany przez wykwalifikowany personel – jeśli zaproszeni artyści nie dysponują własnymi technikami, to organizator będzie musiał o nich zadbać. Warto dokładnie sprawdzić dostępne opcje – zła obsługa techniczna potrafi przekreślić nawet najlepszą imprezę.
O czym jeszcze pamiętać?
Każdej imprezie należy zapewnić również odpowiednią ochronę. Przepisy bardzo precyzyjnie regulują jakie warunki musi spełniać „ochrona” podczas imprezy masowej. Na pewno nie ma mowy tutaj o oszczędnościach i opcji „może się uda”. Stawiaj zawsze na profesjonalne firmy ochroniarskie.
Niezwykle ważną kwestią związaną z organizacją koncertów jest ich promowanie. Kampanię marketingową należy dostosować do wielkości wydarzenia. Przykładowo, promocja koncertu w niewielkim mieście może obejmować reklamy w mediach lokalnych, natomiast dużą imprezę warto promować w całym kraju i na różnych popularnych stronach internetowych.
Organizacja koncertu – podsumowanie
Biorąc pod uwagę to, ile kosztuje organizacja koncertu oraz fakt, że nawet niewielkie uchybienia organizacyjne mogą odbić się poważnie na potencjale takiego wydarzenia, zdecydowanie najlepszym wyjściem jest zdanie się na ekspertów w tej dziedzinie. Decydując się na usługi doświadczonej agencji eventowej, można mieć pewność, że każdy najdrobniejszy szczegół zostanie dopięty na ostatni guzik, a poniesione koszty będą możliwie optymalne.
