W dobie pandemii koronawirusa zmieniły się zasady organizacji wielu ważnych wydarzeń, w tym eventów. Czy można jednoznacznie stwierdzić czy zmiany te są pozytywne czy negatywne? Okazuje się, że wszystko ma swoje dobre i złe strony. Można by powiedzieć, że dzięki wybuchowi pandemii wiele rzeczy, w tym spotkania firmowe, szkolenia itp. odbywają się zdalnie i co najważniejsze cieszą się one takim samym zainteresowaniem jak w przypadku spotkań, czy wydarzeń stacjonarnych. Nazwijmy to nowymi formami eventów. Zdały one egzamin i nie można im wiele zarzucić.
Jeżeli jesteś zainteresowany organizowaniem eventów w czasie pandemii, koniecznie przeczytaj ten poradnik.
Jakie eventy można organizować w dobie pandemii?
Okazuje się, że w czasie pandemii można organizować wiele ciekawych eventów. Począwszy od rozmaitych konferencji, szkoleń, czy imprez integracyjnych, aż po spotkania i to wszystko w wersji online lub w formie hybrydowej. Pamiętajmy jednak, że samemu może być ciężko zorganizować, jakikolwiek event. W tym momencie możemy sięgnąć po pomoc profesjonalnych agencji zajmujących się organizowaniem tego typu wydarzeń.
Chcesz zorganizować event online?
Powierz to zadanie profesjonalistom, którzy zajmą się najdrobniejszym szczegółem!
Agencje eventowe zazwyczaj posiadają w swojej ofercie bardzo wiele możliwości organizacji wydarzeń, które mogą zostać przygotowane, w czasie pandemii w sposób profesjonalny. Jeżeli chodzi o wydarzenia plenerowe, czy jakiekolwiek inne niż online, zostaną one zaplanowane zgodnie z zasadami zachowania bezpieczeństwa z uwagi właśnie na panującą pandemię. Jeżeli chodzi zaś o eventy online, tutaj bardzo ważne jest doświadczenie i wykorzystanie sprawdzonych rozwiązań technicznych tak aby mieć pewność, że wszystko będzie dopięte na ostatni guzik.
Rodzaje eventów w dobie pandemii — eventy online i nie tylko
Jakie konkretnie eventy możemy organizować w okresie pandemii? Oto kilka przykładów tych stacjonarnych jak i online.
Eventy integracyjne
Zdecydowanie można uznać, że tę propozycję jako szczególnie atrakcyjną dla pracowników firm. Poniekąd dlatego, gdyż konieczność przejścia na pracę zdalną znacznie ograniczyła możliwości bezpośredniego kontaktu. Nie trzeba nikomu przypominać, że zgrany team to gwarancja sukcesu. Dzięki współpracy członków zespołu zwiększa się efektywność pracy, można zauważyć lepsze jej efekty. Eventy integracyjne dla firm można zorganizować w dwóch postaciach i są nimi:
- Warsztaty integracyjne — bardzo dobrym przykładem mogą być wspólne lekcje gotowania dla uczestników wydarzenia.
- Gry zadaniowe — uczestnicy eventu rywalizują ze sobą w zaplanowanych przez organizatora grach.
Event online
Jeżeli chodzi o wydarzenia online, to można powiedzieć, że opanowały one świat przez ostatni czas. Co ważne, w poczet eventu online wpisują się takie wydarzenia jak:
- Konferencje — w wydaniu online posiadają naprawdę dużo zalet. Jeżeli obostrzenia ograniczają ilość osób, może w nich wziąć udział zdecydowanie więcej osób niż w przypadku konferencji stacjonarnych. Koszty organizacji zostają zmniejszone, gdyż nie ma wymogu wynajmu sali konferencyjnej, czy chociażby cateringu. Przede wszystkim, jest to znacznie bezpieczniejsza opcja niż forma stacjonarna, tym bardziej w aktualnym czasie.
- Szkolenia — na przykładzie dużych firm, coraz częściej można zaobserwować, że doszkalanie pracowników przez internet może zredukować koszty, jakie ponosi firma nawet o 30%, co ważne przy tej samej efektywności co forma klasyczna.
- Imprezy integracyjne — niestety, ale w czasie pandemii integracja zespołu może znacznie ucierpieć, zatem imprezy integracyjne są bardzo ważnym elementem w dobie pandemii. Można ją przeprowadzić online w postaci np. teleturniejów, czy łamigłówek zespołowych.
Organizacja eventu online, stacjonarnego — o czym należy pamiętać
Wydawać by się mogło, że organizacja jakiegokolwiek eventu w sieci będzie dużo prostsza niż zorganizowanie klasycznego wydarzenia. Nic bardziej mylnego. Okazuje się, że poziom trudności jest naprawdę na podobnym poziomie.
- Znalezienie odpowiedniego narzędzia do łączenia się z uczestnikami. Do dyspozycji jest wiele stron streamingowych, platform, lecz nie zapewniają one odpowiedniej stabilności i wiążą się z możliwymi niedogodnościami.
- Miejsce. Event online może być streamowany zarówno z biura klienta jak i z profesjonalnego studia. Tutaj wszystko zależy od celu jaki chcemy osiągnąć oraz specyfiki branży klienta. W przypadku dużych konferencji online jest budowana dokładnie taka sama scenografia jak w przypadku konferencji stacjonarnych (scena, dioda, oświetlenie efektowe, itp.). Dlatego bardzo ważne jest tutaj dopasowanie rozwiązań – w tym znalezienie odpowiedniego miejsca aby event spełniał oczekiwania odbiorców.
- Technika. Bardzo ważnym elementem jest użycie profesjonalnego sprzętu, kamer, oświetlenia, nagłośnienia, mikrofonów a co za tym idzie również doświadczonej obsługi.
Jak widać organizowanie eventu na własną rękę może przysporzyć nie jednego problemu. Dobrze zatem jest skorzystać z usług agencji eventowej, która wszystko przygotuje w profesjonalny sposób, zaczynając od konferencji w wersji online, kończąc, chociażby na takich wydarzeniach jak spotkania integracyjne.
Proces organizacji konferencji stacjonarnej w dobie pandemii
Sam proces nie jest zbytnio skomplikowany, lecz trzeba zachować i pamiętać o kilku zasadach. W pierwszej kolejności należy zwrócić uwagę na obostrzenia, jakie obecnie panują i dostosować się do nich. Pozwoli to uniknąć niepotrzebnych problemów.
Kolejną kwestią jest rozmieszczenie miejsc siedzących dla osób, które będą gościć na konferencji, warto pamiętać o zachowaniu odległości pomiędzy np. krzesłami, lub o rozsadzeniu uczestników, na co drugim miejscu.
Dobrym dodatkiem jeżeli event odbywa się w pomieszczeniu, mogą być maseczki jednorazowe, które można rozdać uczestnikom przed rozpoczęciem konferencji. Ponadto przy wejściu musi znajdować się płyn do dezynfekcji.
Jeżeli przewidziany jest ewentualny poczęstunek, firma cateringowa musi przestrzegać odpowiednich norm i obostrzeń sanitarnych.
Trzeba być na bieżąco z aktualnymi wytycznymi odnośnie pandemii i przestrzegać ilości osób, które mogą uczestniczyć w wydarzeniach.
Kilka ciekawych pomysłów na event w czasie pandemii
Warsztaty manualne
Podczas eventów firmowych w takim właśnie stylu, można pobudzić swoją kreatywność. Możesz być pewien, że wszystkim pracownikom taka forma rozrywki szczerze się spodoba. Na tego typu eventach można zająć się m.in. wykonywaniem:
- kosmetyków naturalnych,
- lasów w słoiku,
- produktów zero waste,
- eko kosmetyków,
- mydeł i perfum,
- ziołowych ogródków,
- hoteli i domków dla owadów,
- świec zapachowych.
- i innych.
Integracje
Ciekawa forma spędzania czasu, w gronie współpracowników. Podczas tego rodzaju eventów możemy wziąć udział w:
- warsztatach malarskich,
- warsztatach dziennikarskich,
- warsztatach korzystania z mediów w telefonie,
- warsztatach fotograficznych.
- i inne.
Power speech
A może szkolenie w przyjemnej formie? Podczas tych eventów omawiane zostają tematy:
- życie w pandemii,
- biznesowe,
- motywacja przez sport,
- i inne.
Występy artystyczne
Aby oderwać się od pracy i rzeczywistości polecamy eventy w formie występów artystycznych, które z pewnością skutecznie oderwą uwagę od codzienności. Na tych eventach możesz uczestniczyć w takich wydarzeniach jak:
- kabarety,
- stand-up,
- koncerty,
- teatr improwizowany,
- występy taneczne,
- występy iluzjonistyczne,
- występy akrobatyczne,
- i inne
Podsumowanie
Dla wielu z nas konferencje online, czy jakiekolwiek inne wydarzenia w formie zdalnej były tzw. egzotyką. Zdecydowanie ludzie byli bardziej przyzwyczajeni do klasycznych form organizacji eventów. Okazuje się jednak, że świat dobrze przyjął, wariant online odnośnie organizowania wydarzeń.
Co najważniejsze, podejście agencji eventowych do każdego wydarzenia, jakie ma zostać zorganizowane, jest na wysokim poziomie. Jeżeli czujemy się na siłach, możemy spróbować stworzyć event samemu, lecz trzeba liczyć się z możliwymi trudnościami.
